Помощник руководителя/‎Персональный ассистентВакансия в архиве

Уровень зарплаты
з/п не указана
Город
Москва, Китай-город, Китай-город
Требуемый опыт работы
3–6 лет

В связи с интенсивным развитием в команду юридической группы «Парадигма» приглашается помощник руководителя – секретарь-референт с широким кругом обязанностей.

Уважаемый кандидаты, просьба внимательно ознакомиться с вакансией ( особенно с разделами "Условия и требования")! Просьба в сопроводительном письме указать причины ухода с последнего места работы и причины поиска нового места работы. А также предполагаемый уровень Вашего дохода.

Обязанности:

    • Обеспечение деятельности руководителя компании:
  • Ведение рабочего и личного календаря руководителя; планирование встреч и мероприятий, напоминание руководству о предстоящих событиях, действиях;
  • Подготовка для работы руководителя материалов и документов. Составление запросов, писем и прочих документов по поручению руководителя;
  • Организация телефонных переговоров для руководителя, в его отсутствие осуществление записи полученной информации и доведение до него ее содержания;
  • Участие в подготовке деловых переговоров руководителя;
  • Выполнение отдельных служебных и личных поручений руководителя, связанные с его семьей и имуществом;
  • Бронирование гостиниц, авиа и ж/д. билетов; заказ автомобилей;
  • Организация встреч посетителей и их размещение;
    • Организационное обеспечение деятельности Компании:

  • Прием и распределение телефонных звонков организации;
  • Организация работы с посетителями организации;
    • Документационное обеспечение деятельности организации:

  • Ведение электронного и бумажного архива документов;
  • Работа с конфиденциальной информацией;
  • Приемка и регистрация корреспонденции, которая поступает на рассмотрение руководителю и передача ее конкретным исполнителям, для использования в процессе работы или подготовки ответов;
  • Доведение до исполнителей распоряжений и контроль их исполнения;
  • Ведение контрольно-регистрационной картотеки базы клиентов в электронном виде;
  • Осуществление организационного руководства и контроль за состоянием, обеспечение сохранности и учета «календаря судебных заседаний» в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
    • Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности сотрудников Компании:
  • Организация работы с посетителями;
  • Осуществление контроля исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя;
  • Контроль посещаемости сотрудниками, времени их прихода на рабочее место, а также контроль доступности сотрудников и их местоположение в текущий момент;
  • Взаимодействие с курьерскими службами. Организация сбора и отправка корреспонденции в почтовом отделении, через курьерские службы;
  • Ведение календаря дней рождений клиентов;
  • Контроль оплаты счетов и поддержание в рабочем состоянии связи руководства: телефоны, интернет и другие необходимые службы;
  • Обеспечение еженедельного запаса необходимых составляющих для организации обеспечения сотрудников компании;
  • Обслуживание общей орг. техники компании: своевременное наличие бумаги, картриджей, осуществление ее уборки;
  • Подготовка совещаний к проведению руководителем, а именно, оповещение участников о времени и месте проведения заседаний, внесение данные в календарь мероприятий, регистрация и оповещение их о повестке дня;
  • Планирование и организация командировок сотрудников компании: заказ и покупка билетов, гостиниц;
  • Участие в организации корпоративных мероприятий компании.
  • Выполнение координирующих и обеспечивающих функций;
  • Прием посетителей; оформление пропусков;
  • Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
Требования:
  • Профессиональный опыт;
  • Высшее образование;
  • Умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений; готовность работать в режиме многозадачности;
  • Умение предвидеть напряженные ситуации и умение детально спланировать работу в этот момент;
  • Отличные коммуникативные и презентационные навыки;
  • Грамотная речь, знание делового этикета;
  • Высокий уровень самоорганизованности;
  • Ответственность, внимательность, пунктуальность;
  • Любезность, вежливость, доброжелательность;
  • Представительный внешний вид (резюме рассматривается только с фотографией);

Что мы предлагаем:

  • Работа в одной из ведущих юридических компаний России;
  • Интересные задачи, профессиональная команда, возможности для развития;
  • Конкурентоспособная заработная плата;
  • Социальный пакет ( мед.страховка, мобильная связь).

Дополнительная информация:

  • Испытательный срок – 3 месяца;
  • Уровень денежной компенсации обсуждается по итогам собеседования в зависимости от квалификации специалиста;

Ключевые навыки

Персональный ассистентАнглийский языкДелопроизводствоАдминистративная поддержка руководителя

Адрес

Москва, Славянская площадь, 2/5/4с3, м. Китай-город, м. Китай-город
Показать на карте
­

Тип занятости

Полная занятость, сменный график
Дата публикации вакансии
Рекомендуем

Вакансия в архиве